Tak: ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wprost dopuszcza, by instytucja obowiązana przetwarzała informacje z dokumentów tożsamości klienta i sporządzała ich kopie, ale wyłącznie na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (art. 34 ust. 4 ustawy o AML). Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana musi przy tym pamiętać o RODO: poinformować klienta o przetwarzaniu danych przed nawiązaniem współpracy i przechowywać kopie nie dłużej, niż wynika to z ustawy. Więcej o statusie prawnym biur znajdziesz w artykule biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana.
Ostatnia aktualizacja stanu prawnego: 30.10.2026
Kluczowe wnioski
- Art. 34 ust. 4 ustawy o AML pozwala instytucji obowiązanej przetwarzać informacje z dokumentów tożsamości klienta i osoby upoważnionej oraz sporządzać ich kopie na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.
- Przed nawiązaniem stosunków gospodarczych trzeba poinformować klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych (art. 34 ust. 5 ustawy o AML).
- Kopie dokumentów i informacje uzyskane w ramach środków bezpieczeństwa finansowego przechowuje się przez 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych z klientem (art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy o AML).
- Zasady RODO, takie jak minimalizacja danych i ograniczenie przechowywania, nadal obowiązują i warto je zestawić z przepisami ustawy.
Czy biuro rachunkowe może zrobić kopię dowodu osobistego klienta?
Zgodnie z art. 34 ust. 4 ustawy o AML instytucje obowiązane „na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz sporządzać ich kopie”. Przepis ma formę uprawnienia („mogą”), a nie obowiązku sporządzania kopii. Obowiązek dotyczy czegoś innego: środki bezpieczeństwa finansowego obejmują identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości (art. 34 ust. 1 pkt 1), a w przypadku osoby działającej w imieniu klienta także identyfikację tej osoby i weryfikację jej umocowania (art. 34 ust. 2). Instytucje obowiązane stosują te środki wobec swoich klientów na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy.
Biuro rachunkowe prowadzące usługowo księgi rachunkowe jest instytucją obowiązaną na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 17 ustawy o AML, więc przepisy art. 33–34 dotyczą go bezpośrednio. Szerszy przegląd przepisów ważnych dla księgowych znajdziesz w artykule Ustawa AML – kluczowe artykuły dla księgowych.
Jaką podstawę ma przetwarzanie danych z dokumentu tożsamości?
Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem, gdy jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Obowiązek stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wynika z art. 33 ust. 1 ustawy o AML, a art. 34 ust. 4 wskazuje, że w tym celu można przetwarzać informacje z dokumentów tożsamości i sporządzać ich kopie. Zgoda klienta nie jest więc w tym zakresie warunkiem wskazanym w przepisie ustawy.
Czy zasada minimalizacji danych ogranicza kopiowanie dokumentów?
Art. 5 ust. 1 lit. c RODO stanowi, że dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”). Z kolei art. 34 ust. 4 ustawy o AML wiąże kopiowanie dokumentów z celem, jakim jest stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. Z zestawienia obu przepisów wynika, że kopia pozyskana na potrzeby AML służy temu celowi, a jej dalsze wykorzystanie do innych celów wymaga odrębnej oceny pod kątem RODO. To wniosek redakcji z lektury przepisów, a nie stanowisko organu nadzorczego.
Jak długo biuro rachunkowe przechowuje kopie dokumentów tożsamości?
Zgodnie z art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy o AML instytucje obowiązane przechowują przez okres 5 lat, licząc od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej, uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego kopie dokumentów i informacje. Wyniki analiz, o których mowa w art. 34 ust. 3, przechowuje się przez 5 lat, licząc od dnia ich przeprowadzenia (art. 49 ust. 2).
Art. 49 ust. 3 pozwala Generalnemu Inspektorowi zażądać przechowywania dokumentacji przez kolejny okres nie dłuższy niż 5 lat, ale art. 49 ust. 4 wyłącza to uprawnienie wobec instytucji obowiązanych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 13–18 i 21–23. Biuro rachunkowe (pkt 17) mieści się w tym wyłączeniu. Jest to zgodne z logiką art. 5 ust. 1 lit. e RODO, według którego dane przechowuje się w formie umożliwiającej identyfikację osoby przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów przetwarzania.
Jak poinformować klienta o przetwarzaniu jego danych?
Zgodnie z art. 34 ust. 5 ustawy o AML przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej instytucje obowiązane informują klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych, w szczególności o obowiązkach instytucji obowiązanej wynikających z ustawy w zakresie przetwarzania tych danych. Przepis nie określa formy tej informacji. Zakres informacji zależy dodatkowo od art. 13 ust. 1 RODO, który wymaga m.in. podania tożsamości i danych kontaktowych administratora (lit. a), celów przetwarzania i jego podstawy prawnej (lit. c) oraz informacji o odbiorcach danych, jeżeli istnieją (lit. e).
Czy klient może żądać usunięcia kopii dowodu?
Zgodnie z art. 17 ust. 3 lit. b RODO prawo do usunięcia danych nie ma zastosowania w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z prawnego obowiązku wymagającego przetwarzania na mocy prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego. W okresie, w którym art. 49 ustawy o AML wymaga przechowywania kopii, żądanie usunięcia nie powinno więc prowadzić do ich skasowania. To wniosek z zestawienia przepisów; w konkretnej sprawie warto skonsultować go z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
Zasady podziału odpowiedzialności za AML w biurze opisujemy w artykule Kto odpowiada za AML w biurze rachunkowym, a rolę biura w systemie – w artykule Rola biura rachunkowego w systemie AML.
FAQ
Czy ustawa o AML nakazuje robić kopię dowodu osobistego każdego klienta?
Art. 34 ust. 4 ustawy o AML mówi, że instytucje obowiązane „mogą” sporządzać kopie dokumentów tożsamości, więc przepis przyznaje takie uprawnienie. Obowiązkiem z art. 34 ust. 1 pkt 1 jest identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości, a przepis nie wskazuje, że służy do tego wyłącznie kopia dokumentu.
Czy przepis art. 34 ust. 4 obejmuje dokumenty osób innych niż klient?
Przepis wymienia dokumenty tożsamości klienta i osoby upoważnionej do działania w jego imieniu. W art. 34 ust. 1 pkt 2 ustawy mowa także o identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, ale art. 34 ust. 4 go nie wymienia, więc nie należy zakładać, że obejmuje on także jego dokumenty.
Czy biuro musi przechowywać kopie dłużej niż 5 lat, jeżeli GIIF o to poprosi?
Nie w świetle art. 49 ust. 4 ustawy o AML, który wyłącza stosowanie art. 49 ust. 3 do instytucji obowiązanych z art. 2 ust. 1 pkt 13–18 i 21–23, a więc także do biur rachunkowych (pkt 17).
Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień 30.10.2026.
Źródła:
- Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 644 (obwieszczenie Marszałka Sejmu z 9 maja 2025 r.); uwzględnione akty zmieniające ogłoszone po tekście jednolitym: Dz.U. 2025 poz. 1669, Dz.U. 2026 poz. 875, Dz.U. 2026 poz. 1206 (żaden nie zmienia art. 33, 34 i 49). Cytowane: art. 2 ust. 1 pkt 17, art. 33 ust. 1, art. 34 ust. 1–5, art. 49 ust. 1–4. Tekst: https://api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/644/text.pdf; pobrano 30.10.2026.
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), Dz.U. L 119 z 4.5.2016, s. 1. Cytowane: art. 5 ust. 1 lit. c i e, art. 6 ust. 1 lit. c, art. 13 ust. 1 lit. a, c, e, art. 17 ust. 3 lit. b. Brzmienie RODO oparto na skonsolidowanym tekście opublikowanym przez UODO, a nie na EUR-Lex; tekst może nie obejmować najnowszych zmian: https://www.uodo.gov.pl/pl/file/1460; pobrano 30.10.2026.