Środki bezpieczeństwa finansowego (ŚBF) w biurze rachunkowym – pełny katalog działań

Środki bezpieczeństwa finansowego (ŚBF) to zestaw czynności, które biuro rachunkowe prowadzące usługowo księgi rachunkowe – jako instytucja obowiązana – stosuje wobec swoich klientów: identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości, identyfikacja beneficjenta rzeczywistego, ocena stosunków gospodarczych oraz bieżące monitorowanie (art. 33 ust. 1 i art. 34 ust. 1 ustawy o AML). Weryfikacja tożsamości następuje co do zasady przed nawiązaniem stosunków gospodarczych (art. 39 ust. 1), a zakres i intensywność środków zależą od rozpoznanego ryzyka (art. 33 ust. 4). Poniżej znajdziesz katalog tych działań w kolejności, w jakiej zwykle pojawiają się w pracy biura.

Ostatnia aktualizacja stanu prawnego: 06.10.2026

Kluczowe wnioski

• ŚBF obejmują cztery grupy działań: identyfikację i weryfikację klienta, identyfikację beneficjenta rzeczywistego, ocenę stosunków gospodarczych oraz bieżące monitorowanie (art. 34 ust. 1).
• Weryfikację tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego przeprowadza się przed nawiązaniem stosunków gospodarczych; odstępstwo jest możliwe tylko w warunkach z art. 39 ust. 2 (konieczność zapewnienia ciągłości działalności i niskie ryzyko).
• Jeśli nie da się zastosować któregokolwiek ze środków, biuro nie nawiązuje stosunków gospodarczych albo je rozwiązuje, a następnie ocenia, czy zachodzi podstawa do zawiadomienia GIIF (art. 41).
• Zastosowane środki trzeba udokumentować i przechowywać przez 5 lat (art. 34 ust. 3, art. 49 ust. 1).

Stan prawny uwzględnia ogłoszone po tekście jednolitym zmiany ustawy z Dz.U. 2025 poz. 1669, Dz.U. 2026 poz. 875 i Dz.U. 2026 poz. 1206. Żadna z nich nie zmienia przepisów opisanych w tym wpisie.

Kogo dotyczą ŚBF w księgowości?

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 17 ustawy o AML instytucjami obowiązanymi są podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a art. 33 ust. 1 nakłada na instytucje obowiązane obowiązek stosowania ŚBF wobec klientów. Szerzej o tym, kto jest objęty ustawą, piszemy w artykule Czy biuro rachunkowe musi stosować przepisy AML.

Z czego składają się środki bezpieczeństwa finansowego?

Art. 34 ust. 1 ustawy o AML wymienia cztery grupy działań. Kolejność poniżej odpowiada kolejności punktów tego przepisu:

1. identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości (pkt 1);
2. identyfikacja beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości, a w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką bez osobowości prawnej lub trustem – także ustalenia struktury własności i kontroli (pkt 2);
3. ocena stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru (pkt 3);
4. bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym analiza transakcji, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych w przypadkach uzasadnionych okolicznościami oraz dbałość o aktualność posiadanych dokumentów, danych i informacji (pkt 4).

Według art. 34 ust. 2 przy środkach z pkt 1 i 2 biuro identyfikuje też osobę upoważnioną do działania w imieniu klienta oraz weryfikuje jej tożsamość i umocowanie.

Kiedy biuro rachunkowe musi zastosować ŚBF?

Art. 35 ust. 1 ustawy o AML wskazuje, że ŚBF stosuje się m.in. w przypadku nawiązywania stosunków gospodarczych, przeprowadzania transakcji okazjonalnej o równowartości 15 000 euro lub większej (także gdy to kilka powiązanych ze sobą operacji), podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu oraz wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta (pkt 1, pkt 2 lit. a, pkt 5 i 6). Stosuje się je także wobec dotychczasowych klientów, z uwzględnieniem ryzyka, w szczególności gdy zmienił się charakter lub okoliczności stosunków gospodarczych albo dane klienta lub beneficjenta rzeczywistego (art. 35 ust. 2 pkt 1 i 2).

Jak ocenić ryzyko związane z klientem?

Z art. 33 ust. 2 i 3 ustawy o AML wynika, że biuro rozpoznaje i ocenia ryzyko związane z konkretnymi stosunkami gospodarczymi i dokumentuje je, uwzględniając w szczególności rodzaj klienta, obszar geograficzny, przeznaczenie rachunku, rodzaj produktów, usług i sposobów ich dystrybucji, poziom wartości majątkowych lub transakcji oraz cel, regularność lub czas trwania stosunków gospodarczych. Zgodnie z art. 33 ust. 4 ŚBF stosuje się w zakresie i z intensywnością odpowiadającymi tej ocenie. To odrębne zagadnienie od oceny ryzyka działalności biura jako całości, którą reguluje art. 27 (aktualizacja w razie potrzeby, nie rzadziej niż co 2 lata – art. 27 ust. 3).

Jak zidentyfikować i zweryfikować klienta?

Art. 36 ust. 1 pkt 1 ustawy o AML określa dane osoby fizycznej, które należy ustalić: imię i nazwisko, obywatelstwo, PESEL (albo data urodzenia i państwo urodzenia, gdy PESEL nie został nadany), serię i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania – jeśli biuro go posiada – oraz, dla osoby prowadzącej działalność gospodarczą, nazwę (firmę), NIP i adres głównego miejsca wykonywania działalności. Dla osoby prawnej lub jednostki bez osobowości prawnej art. 36 ust. 1 pkt 2 wymienia m.in. nazwę (firmę), formę organizacyjną, adres siedziby lub prowadzenia działalności, NIP (a gdy go brak – państwo rejestracji, nazwę rejestru oraz numer i datę rejestracji) oraz dane osoby reprezentującej.

Weryfikacja polega zgodnie z art. 37 ust. 1 na potwierdzeniu ustalonych danych na podstawie dokumentu tożsamości osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru albo innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła. Przed nawiązaniem stosunków gospodarczych biuro informuje klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych (art. 34 ust. 5), a na potrzeby ŚBF może przetwarzać informacje z dokumentów tożsamości i sporządzać ich kopie (art. 34 ust. 4).

Kto jest beneficjentem rzeczywistym i jak go ustalić?

Zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy o AML beneficjentem rzeczywistym jest każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem albo osoba fizyczna, w imieniu której nawiązywane są stosunki gospodarcze lub przeprowadzana transakcja okazjonalna. Dla osoby prawnej innej niż spółka notowana na rynku regulowanym ustawa wymienia m.in. osobę fizyczną, której przysługuje prawo własności więcej niż 25 % ogólnej liczby udziałów lub akcji, oraz osobę dysponującą więcej niż 25 % ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym (art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a).

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego obejmuje ustalenie jego imienia i nazwiska, a jeśli biuro ma takie informacje – także pozostałych danych z art. 36 ust. 1 pkt 1 lit. b–e (art. 36 ust. 2). Przy ustalaniu beneficjenta biuro nie może polegać wyłącznie na informacjach z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych ani z rejestru państwa członkowskiego (art. 37 ust. 3). Jeśli klient jest podmiotem, o którym mowa w art. 58 ustawy, albo podlega obowiązkowi rejestracji informacji o beneficjentach rzeczywistych, biuro uzyskuje potwierdzenie rejestracji albo odpis z właściwego rejestru (art. 39 ust. 1a).

Kiedy weryfikację można przeprowadzić dopiero w trakcie nawiązywania relacji?

Według art. 39 ust. 2 ustawy o AML weryfikację tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego można zakończyć podczas nawiązywania stosunków gospodarczych, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia ciągłości prowadzenia działalności gospodarczej i występuje niskie ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu; weryfikacja ma wtedy nastąpić w możliwie krótkim terminie. Zasadą pozostaje weryfikacja przed nawiązaniem stosunków gospodarczych (art. 39 ust. 1).

Kiedy stosuje się uproszczone, a kiedy wzmożone ŚBF?

Art. 42 ust. 1 ustawy o AML pozwala stosować uproszczone ŚBF, gdy ocena ryzyka potwierdziła niższe ryzyko; nie stosuje się ich w przypadku podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu ani wątpliwości co do danych identyfikacyjnych (art. 42 ust. 3). Wzmożone ŚBF są obowiązkowe w przypadkach wyższego ryzyka oraz w sytuacjach z art. 44–46 (art. 43 ust. 1). Ustawa wskazuje przykładowe okoliczności wyższego ryzyka, m.in. nawiązywanie stosunków gospodarczych w nietypowych okolicznościach, działalność klienta obejmującą znaczną liczbę lub wysokie kwoty transakcji gotówkowych, nietypową lub nadmiernie złożoną strukturę własnościową klienta oraz nawiązywanie lub utrzymywanie stosunków bez fizycznej obecności klienta, jeśli związane z tym ryzyko nie zostało ograniczone w inny sposób (art. 43 ust. 2 pkt 1, 3, 4 i 7).

Gdy biuro ujawni transakcje skomplikowane, opiewające na wysokie kwoty nieuzasadnione okolicznościami, przeprowadzane w nietypowy sposób albo bez uzasadnienia prawnego lub gospodarczego, podejmuje działania w celu wyjaśnienia okoliczności i intensyfikuje bieżące monitorowanie (art. 43 ust. 4).

Co zrobić, gdy klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne?

Art. 46 ust. 1 ustawy o AML nakazuje wdrożyć procedury oparte na analizie ryzyka w celu ustalenia, czy klient lub beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne; biuro może przyjąć od klienta pisemne lub dokumentowe oświadczenie składane pod rygorem odpowiedzialności karnej. Przy takich stosunkach biuro stosuje ŚBF oraz uzyskuje akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla na nawiązanie lub kontynuację stosunków, stosuje odpowiednie środki w celu ustalenia źródła majątku klienta i źródła pochodzenia wartości majątkowych oraz intensyfikuje bieżące monitorowanie (art. 46 ust. 2).

Co, jeśli nie da się zastosować ŚBF?

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o AML, gdy instytucja obowiązana nie może zastosować jednego ze środków z art. 34 ust. 1, nie nawiązuje stosunków gospodarczych, nie przeprowadza transakcji okazjonalnej, nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego albo rozwiązuje stosunki gospodarcze. Następnie ocenia, czy niemożność zastosowania środków stanowi podstawę do zawiadomienia Generalnego Inspektora (art. 41 ust. 2). Zawiadomienie o okolicznościach wskazujących na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu przekazuje się niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od potwierdzenia podejrzenia (art. 74 ust. 1 i 2).

Jak dokumentować ŚBF i jak długo przechowywać dokumenty?

Art. 34 ust. 3 ustawy o AML wymaga dokumentowania zastosowanych środków oraz wyników bieżącej analizy transakcji; na żądanie organów biuro wykazuje, że zastosowało środki odpowiednie do poziomu rozpoznanego ryzyka. Zgodnie z art. 49 ust. 1 kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania ŚBF przechowuje się przez 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej, a wyniki analiz z art. 34 ust. 3 – przez 5 lat od dnia ich przeprowadzenia (art. 49 ust. 2). Możliwość żądania przez Generalnego Inspektora dalszego przechowywania z art. 49 ust. 3 nie dotyczy instytucji obowiązanych wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 13–18 (art. 49 ust. 4), a więc także biur prowadzących usługowo księgi rachunkowe (pkt 17).

Zasady stosowania ŚBF i przechowywania dokumentów powinna określać wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej (art. 50 ust. 2 pkt 4 i 5). Więcej o jej przygotowaniu: Jak napisać procedurę wewnętrzną AML dla biura rachunkowego.

FAQ

Czy ŚBF trzeba stosować wobec każdego klienta biura rachunkowego?

Art. 33 ust. 1 ustawy o AML nakłada obowiązek stosowania ŚBF wobec klientów instytucji obowiązanej. Zakres i intensywność środków zależą od rozpoznanego ryzyka (art. 33 ust. 4).

Czy wystarczy sprawdzić beneficjenta rzeczywistego w CRBR?

Nie. Art. 37 ust. 3 ustawy o AML stanowi, że instytucje obowiązane nie polegają wyłącznie na informacjach z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych lub rejestru państwa członkowskiego.

Jak długo przechowywać dokumenty z identyfikacji klienta?

Przez 5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej (art. 49 ust. 1 ustawy o AML).

Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej. Stan prawny na dzień 06.10.2026.

Źródła:

1. Obwieszczenie Marszałka Sejmu RP z dnia 9 maja 2025 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2025 poz. 644) – art. 2 ust. 1 pkt 17, art. 2 ust. 2 pkt 1, art. 27, art. 33–37, art. 39, art. 41–43, art. 46, art. 49, art. 50, art. 74; api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/644/text.pdf, pobrano 06.10.2026.
2. Ustawa z dnia 17 października 2025 r. o zmianie ustawy o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1669), art. 6 – zmiana art. 72 ustawy o AML, niedotycząca opisanych przepisów; api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2025/1669/text.pdf, pobrano 06.10.2026.
3. Ustawa z dnia 11 czerwca 2026 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych w sprawach rozstrzyganych w drodze decyzji administracyjnych albo załatwianych milcząco (Dz.U. 2026 poz. 875), art. 15 – zmiana art. 129f i 129h ustawy o AML, niedotycząca opisanych przepisów; api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/875/text.pdf, pobrano 06.10.2026.
4. Ustawa z dnia 31 lipca 2026 r. o zmianie ustawy – Prawo bankowe oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 1206), art. 33 – zmiana art. 2 ust. 1 pkt 1 i art. 89 ust. 1 ustawy o AML, niedotycząca opisanych przepisów; api.sejm.gov.pl/eli/acts/DU/2026/1206/text.pdf, pobrano 06.10.2026.